Sprawozdanie o marnowaniu żywności — termin, adresat i kary
Sprawozdanie o marnowaniu żywności: kto je składa, do 31 marca komu i co zawiera. Jak policzyć masę, kiedy wpłacić opłatę i jak zmniejszyć odpady w firmie.
Koniec marca zbliża się szybciej, niż się wydaje. Księgowa pyta o masę zmarnowanej żywności w ubiegłym roku, a w magazynie nikt jej nie mierzył. To typowy scenariusz, w którym firma odkrywa, że sprawozdanie o marnowaniu żywności to osobny obowiązek, niezależny od samej opłaty.
W tym tekście, na podstawie ustawy z 19 lipca 2019 r. o przeciwdziałaniu marnowaniu żywności (Dz.U. 2019 poz. 1680, art. 2, 5, 8, 11 i 12), wyjaśniamy: kto składa sprawozdanie, do kiedy i do kogo, co ma zawierać, jak je powiązać z opłatą oraz co zrobić, żeby przyszłoroczne liczby były mniejsze.
Kto musi złożyć sprawozdanie o marnowaniu żywności
Obowiązek dotyczy sprzedawcy żywności. Według art. 2 pkt 3 ustawy jest nim podmiot prowadzący przedsiębiorstwo spożywcze, który sprzedaje żywność w jednostce handlu detalicznego lub hurtowego o powierzchni sprzedaży powyżej 250 m², jeśli przychody ze sprzedaży żywności stanowią co najmniej 50% przychodów ze sprzedaży wszystkich towarów.
Część opracowań z 2019 r. wspomina o progu 400 m² obowiązującym przez pierwsze lata po wejściu ustawy w życie. Traktujemy go jako przepis przejściowy, ale przed złożeniem dokumentów sprawdź aktualny tekst ustawy. Jeśli prowadzisz kilka obiektów, oceniaj progi dla każdej jednostki osobno. Jak je liczyć, opisaliśmy w tekście opłata za marnowanie żywności — kto płaci i jak ją obliczyć.
Do kiedy i komu złożyć sprawozdanie
Zasady z art. 8 ustawy w skrócie:
| Element | Co mówi ustawa |
|---|---|
| Termin | do 31 marca roku następującego po roku sprawozdawczym |
| Adresat | wojewódzki fundusz ochrony środowiska i gospodarki wodnej (WFOŚiGW) właściwy dla województwa, w którym prowadzisz sprzedaż |
| Forma | pisemna |
| Wzór | określa minister właściwy do spraw środowiska w rozporządzeniu |
| Dalszy obieg | fundusz przekazuje zbiorcze sprawozdanie Głównemu Inspektorowi Ochrony Środowiska do 30 czerwca |
Sprawozdanie za 2026 rok trzeba więc złożyć do 31 marca 2027 r. Sieć handlowa z obiektami w kilku województwach składa dokumenty do funduszy właściwych dla poszczególnych lokalizacji.
Co zawiera sprawozdanie o marnowanej żywności
Według art. 8 ust. 1 sprawozdanie obejmuje trzy dane:
- całkowitą masę marnowanej żywności w danym roku,
- wysokość należnej opłaty,
- kwotę, która zostanie wpłacona (odpowiednio na rzecz organizacji pozarządowej lub funduszu).
Najtrudniejsza jest pierwsza pozycja. Ustawa nie zwalnia z ustalenia masy tylko dlatego, że opłata wyjdzie niska. Jeżeli łączna opłata nie przekracza 300 zł, nie wnosi się jej (art. 5 ust. 9), ale dane o masie i tak trzeba mieć, bo na ich podstawie wiadomo, że próg nie został przekroczony.
Jak policzyć masę marnowanej żywności
Opłatę oblicza się od 90% masy marnowanej żywności, w kilogramach, przy stawce 0,1 zł za kilogram (art. 5 ust. 2 i 3). Dlatego już w trakcie roku warto prowadzić prostą ewidencję:
- data i powód wyłączenia partii (przeterminowanie, uszkodzenie, nadmiar),
- masa w kilogramach (z dokumentu przyjęcia lub wagi),
- dalszy los towaru: sprzedaż, darowizna, utylizacja.
Jedna kolumna w arkuszu wystarczy, żeby w marcu nie odtwarzać danych z faktur za utylizację.
Opłata, termin wpłaty i kary
Sprawozdanie idzie w parze z opłatą. Sprzedawca sam ustala jej wysokość i wpłaca ją do 30 kwietnia roku następującego po roku, którego dotyczy (art. 5 ust. 7). Miejsce wpłaty zależy od umowy: gdy masz umowę z organizacją pozarządową, płacisz na jej konto, a gdy jej nie masz, na konto wojewódzkiego funduszu (art. 5 ust. 8). Opłatę można pomniejszyć o koszty kampanii edukacyjnych i koszty wykonania umowy z organizacją, zwłaszcza transportu i dystrybucji (art. 5 ust. 4 i 5). Zasady umowy omawiamy w tekście umowa z bankiem żywności.
Kary z art. 10–11 ustawy:
| Naruszenie | Kara |
|---|---|
| Brak umowy z organizacją pozarządową | 5 000 zł (art. 10) |
| Brak opłaty, opłata w niepełnej wysokości lub po terminie | od 500 do 10 000 zł (art. 11) |
W wyliczeniu kar, które sprawdziliśmy, nie ma odrębnej pozycji za samo spóźnione sprawozdanie. Nie oznacza to, że można je zignorować. Kontrolę przestrzegania ustawy prowadzi Inspekcja Ochrony Środowiska (art. 13), a wysokość kar ustala wojewódzki inspektor w drodze decyzji (art. 12 ust. 1). Inspektor odstępuje od kary, gdy sprzedawca dołożył należytej staranności albo naruszenie wynikło z nieprzewidzianych okoliczności (art. 12 ust. 3), co trudno wykazać, jeśli nie ma ewidencji.
Jak zmniejszyć liczby w następnym sprawozdaniu
Masa w sprawozdaniu to wynik decyzji podejmowanych przez cały rok. Najskuteczniejsze działania:
- Wcześniejszy przegląd terminów. Partie z kilkudniowym terminem trzeba wychwycić, zanim staną się odpadem. Różnicę między datami opisaliśmy w tekście „najlepiej spożyć przed” a „należy spożyć do”.
- Sprzedaż kupcowi, który zużyje towar od razu. Hotele, restauracje i firmy cateringowe przerabiają surowiec w ciągu jednego, dwóch dni, więc krótki termin im nie przeszkadza. Zobacz odkupienie żywności z krótkim terminem i krótkie daty w hurcie.
- Darowizna zamiast utylizacji. To, czego nie da się sprzedać, można przekazać organizacji z umowy. Pamiętaj o rozliczeniu podatkowym: VAT od darowizny żywności.
Każdy kilogram, który trafi do klienta lub potrzebującego, nie powiększa ani masy w sprawozdaniu, ani opłaty.
Najczęstsze pytania
Do kiedy złożyć sprawozdanie o marnowaniu żywności?
Do 31 marca roku następującego po roku sprawozdawczym (art. 8 ust. 1 ustawy). Za 2026 rok termin mija 31 marca 2027 r.
Gdzie składa się sprawozdanie o marnowanej żywności?
W wojewódzkim funduszu ochrony środowiska i gospodarki wodnej właściwym dla województwa, w którym prowadzisz sprzedaż żywności. Sprawozdanie składa się na piśmie, według wzoru określonego w rozporządzeniu ministra właściwego do spraw środowiska.
Czy trzeba składać sprawozdanie, jeśli opłata nie przekracza 300 zł?
Opłaty poniżej tego progu nie wnosi się (art. 5 ust. 9). Sprawozdanie dotyczy jednak masy marnowanej żywności i należnej opłaty, więc samą opłatę możesz mieć zerową, a dane o masie nadal są potrzebne. Jeśli masz wątpliwości, zapytaj właściwy fundusz.
Co zawiera sprawozdanie o marnowaniu żywności?
Całkowitą masę marnowanej żywności w roku, wysokość należnej opłaty oraz kwotę, która zostanie wpłacona do funduszu (art. 8 ust. 1).
Jaka kara grozi za niewniesienie opłaty w terminie?
Od 500 do 10 000 zł (art. 11). Przy jej ustalaniu uwzględnia się masę żywności, kwotę niedopłaty i liczbę dni opóźnienia (art. 12 ust. 2).
Podsumowanie
Sprawozdanie nie jest trudne, jeśli przez cały rok wiesz, ile żywności i z jakiego powodu wypadło ze sprzedaży. Zacznij od prostej ewidencji i przeglądu dat, a zmniejszaj masę tam, gdzie to możliwe: sprzedażą kupcom z gastronomii lub darowizną. Jeśli masz partie z krótką datą, zostaw dane na stronie głównej OPTISENA, a pomożemy znaleźć odbiorcę, zanim towar trafi do rubryki „zmarnowane”.
Ten tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Źródło: ustawa z 19 lipca 2019 r. o przeciwdziałaniu marnowaniu żywności (Dz.U. 2019 poz. 1680; art. 2, 5, 8, 10–13) w tekście opublikowanym w systemie ELI Sejmu. Tekst jest w brzmieniu pierwotnym, więc przed złożeniem dokumentów potwierdź aktualny stan prawny, wzór sprawozdania i zasady składania w swoim WFOŚiGW.