Umowa z bankiem żywności — co musi zawierać i kto ją musi mieć

Kierownik hurtowni dostaje pismo albo słyszy od księgowej: „mamy obowiązek mieć umowę z bankiem żywności”. Czy to prawda? Tak, ale tylko w określonych sytuacjach, a sam dokument ma ściśle opisaną treść i formę. Błąd kosztuje 5 000 zł.

W tym tekście, na podstawie ustawy z 19 lipca 2019 r. o przeciwdziałaniu marnowaniu żywności (Dz.U. 2019 poz. 1680), wyjaśniamy, kto musi zawrzeć umowę z bankiem żywności, co ona powinna zawierać, jak wygląda procedura i co zrobić, gdy w okolicy nie ma z kim jej podpisać.

Kto musi mieć umowę z bankiem żywności

Obowiązek dotyczy sprzedawcy żywności w rozumieniu ustawy, czyli podmiotu prowadzącego sprzedaż żywności w jednostce handlu detalicznego lub hurtowego, która łącznie:

• ma powierzchnię sprzedaży powyżej 250 m²,
• osiąga co najmniej 50% przychodów ze sprzedaży żywności.

Kryteria ocenia się osobno dla każdej jednostki handlu. Szczegółowo opisaliśmy je w tekście opłata za marnowanie żywności — kto płaci i jak ją obliczyć. Jeśli Twój magazyn lub sklep nie przekracza tych progów, ustawa nie nakazuje Ci zawierać takiej umowy, choć nic nie stoi na przeszkodzie, żeby współpracować z organizacją dobrowolnie.

Z kim zawiera się umowę: bank żywności to organizacja pozarządowa

Ustawa (art. 3 ust. 1) mówi o umowie z organizacją pozarządową, a nie wprost o „banku żywności”. Bank żywności jest tylko jednym z możliwych partnerów. Według art. 2 pkt 2 ustawy chodzi o organizację pozarządową lub podmiot z ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, której celem statutowym jest wykonywanie zadań publicznych w zakresie:

• pomocy społecznej, w tym pomocy rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej,
• wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej,
• działalności charytatywnej, w szczególności przekazywania żywności osobom potrzebującym lub prowadzenia zakładów żywienia zbiorowego dla osób potrzebujących.

W praktyce przed podpisaniem umowy sprawdź w statucie lub w rejestrze organizacji, czy jej cel statutowy obejmuje któryś z tych obszarów. To Ty ponosisz ryzyko kary, jeśli umowa zostanie zawarta z podmiotem spoza tej definicji.

Co musi zawierać umowa z bankiem żywności

Ustawa określa przedmiot umowy i jej minimalną treść.

Przedmiot (art. 3 ust. 1): nieodpłatne przekazywanie żywności, która spełnia wymogi prawa żywnościowego, ale nie jest przeznaczona do sprzedaży, w szczególności ze względu na wady wyglądu żywności lub jej opakowań. Z umowy wyłączone są określone napoje alkoholowe (według opracowania na biznes.gov.pl: powyżej 1,2% alkoholu).

Treść (art. 3 ust. 2): umowa zawiera w szczególności postanowienia dotyczące:

Ustawa wymienia te punkty jako minimum, więc nic nie stoi na przeszkodzie, żeby dopisać dokumentację przekazania i sposób ustalania ilości.

Forma: pisemna lub elektroniczna pod rygorem nieważności

Umowa musi być zawarta w formie pisemnej lub elektronicznej, pod rygorem nieważności (art. 3 ust. 1). Umowa ustna, wymiana maili bez właściwego podpisu albo samo zwyczajowe oddawanie towaru nie spełniają wymogu. Według omówienia na biznes.gov.pl wersja elektroniczna wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Co jeśli umowa zostanie wypowiedziana

Art. 3 ust. 3 przewiduje, że po wypowiedzeniu umowy sprzedawca żywności musi zawrzeć nową najpóźniej w terminie 14 dni od jej rozwiązania, o ile nie jest stroną innej umowy. Dlatego w praktyce opłaca się mieć dwóch partnerów: jedna rezygnacja nie zostawi Cię wtedy bez ważnej umowy.

Kara za brak umowy i wyjątek, gdy nie ma partnera w powiecie

Za brak umowy ustawa przewiduje karę pieniężną w wysokości 5 000 zł (art. 10 ust. 1). Kary nie nakłada się, jeśli sprzedawca wykaże, że nie było możliwe zawarcie takiej umowy na terenie powiatu, w którym prowadzi sprzedaż żywności (art. 10 ust. 2).

Wyjątek trzeba umieć udokumentować. Zachowaj korespondencję z organizacjami z powiatu, ich odmowy albo brak odpowiedzi. Samo stwierdzenie „nikt nie chciał” nie wystarczy.

Umowa to nie wszystko: sprawozdanie i opłata

Umowa to jedno z kilku obowiązków sprzedawcy żywności. Obok niej ustawa nakłada obowiązek rocznego sprawozdania, składanego do 31 marca roku następującego po roku objętym sprawozdaniem (art. 8). Według biznes.gov.pl adresatem jest właściwy wojewódzki fundusz ochrony środowiska i gospodarki wodnej. Dochodzi do tego opłata za marnowaną żywność, którą omawiamy w osobnym tekście. Jeśli przekazujesz towar organizacji pożytku publicznego, rozlicz go prawidłowo także podatkowo: VAT od darowizny żywności.

Jakie produkty można przekazać na podstawie umowy

Umowa nie zmienia zasad bezpieczeństwa żywności. Przekazać można produkty, które spełniają wymogi prawa żywnościowego. Przed upływem terminu przydatności lub daty minimalnej trwałości to zwykle bezproblemowe. Po dacie minimalnej trwałości możliwa jest redystrybucja po sprawdzeniu bezpieczeństwa, a po terminie przydatności („należy spożyć do”) żywność nadaje się wyłącznie do utylizacji. Różnicę wyjaśniamy w tekście „najlepiej spożyć przed” a „należy spożyć do”.

Darowizna to ostatni etap, nie pierwszy

Umowa z organizacją daje bezpieczne zagospodarowanie towaru, którego nie da się sprzedać. Zanim jednak partia trafi do darowizny, ma jeszcze wartość handlową. Hotele, restauracje i firmy cateringowe zużywają surowiec w ciągu jednego, dwóch dni, więc krótki termin im nie przeszkadza. Opisujemy to na stronach o odkupieniu żywności z krótkim terminem i krótkich datach w hurcie. Dobrze działa prosty podział: to, co da się sprzedać, sprzedaj kupcowi z gastronomii, a resztę przekaż organizacji z umowy.

Najczęstsze pytania

Czy każda hurtownia musi mieć umowę z bankiem żywności?

Nie. Obowiązek dotyczy sprzedawcy żywności, czyli jednostki o powierzchni sprzedaży powyżej 250 m², w której co najmniej 50% przychodów pochodzi ze sprzedaży żywności (art. 2 pkt 3 i art. 3 ust. 1 ustawy).

Czy umowa może być ustna?

Nie. Musi być zawarta pisemnie lub elektronicznie pod rygorem nieważności (art. 3 ust. 1). Ustne ustalenia nie spełniają wymogu ustawy.

Co musi zawierać umowa z organizacją pozarządową?

Co najmniej czas i sposób przekazywania żywności, podział kosztów odbioru i dystrybucji, przypadki rezygnacji lub odmowy odbioru, okres obowiązywania oraz odpowiedzialność stron wraz z warunkami wypowiedzenia (art. 3 ust. 2).

Jaka kara grozi za brak umowy z bankiem żywności?

Kara pieniężna w wysokości 5 000 zł (art. 10 ust. 1). Nie nakłada się jej, gdy sprzedawca wykaże, że zawarcie umowy nie było możliwe na terenie powiatu, w którym prowadzi sprzedaż (art. 10 ust. 2).

Ile mam czasu na nową umowę po wypowiedzeniu?

Najpóźniej 14 dni od rozwiązania umowy wypowiedzianej, jeśli nie jesteś stroną innej takiej umowy (art. 3 ust. 3).

Podsumowanie

Umowa z bankiem żywności to formalność, którą można załatwić raz, ale trzeba zrobić ją poprawnie: w formie pisemnej lub elektronicznej, z wymaganą treścią i z organizacją o właściwym celu statutowym. Najlepiej mieć też zapasowego partnera na wypadek wypowiedzenia. Zanim jednak towar trafi do darowizny, sprawdź, czy nie sprzedasz go kupcowi, który zużyje go od ręki. Zostaw dane na stronie głównej OPTISENA, a pomożemy znaleźć odbiorcę na partię z krótkim terminem.

Ten tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Źródła: ustawa z 19 lipca 2019 r. o przeciwdziałaniu marnowaniu żywności (Dz.U. 2019 poz. 1680; art. 2, 3, 8 i 10) w tekście opublikowanym w systemie ELI Sejmu oraz opracowanie biznes.gov.pl. Przed zawarciem umowy potwierdź aktualne brzmienie przepisów.